RPAで業務分析が必要と聞いたのだが、業務分析がよく分からないという方へ。RPAの技術を身に付けたつもりだが、業務の自動化ができない。自分に不足している知識は何なのか、よく分からない、何を勉強したらいいのか分からないと悩んでいませんか?

この記事では、私が役に立ったと自信を持っておすすめできる書籍をご紹介します。

私の信頼性
  1. IT歴20年。システム開発から企業内の業務改善まで幅広く経験してきました。
  2. 顧客企業において2016年からRPA内製化をサポートし実績を積み上げています。
  3. RPAシステム構築の理論・構築・開発・運用を網羅した書籍『オープンソースで作る!RPAシステム開発入門』を出版しました。
  4. 2019年3月中小企業のための失敗しないRPA導入研修を行いました。
  5. 2019年5月リクルートスタッフィング登録者向けRPA超入門ハンズオンを行いました。

 

RPAに必要な業務分析とは?【すばやく身に付けるための本3冊を紹介します】

1.業務分析とは

業務分析とは、主に業務を可視化(図式化・見える化)する技術を指しています。可視化することで客観的に業務を把握することができます。

では、単純に図を描く技術を身に付ければいいのかというとそうではありません。可視化するためには業務を体系的に理解する必要があります。

その為の業務知識、分析手順、分析手法は、これまでの多くの事例をもとに体系化されていますので、専門の書籍を通じて学ぶことが一番の近道です。

2.業務分析技術をすばやく身に付けるための3冊

1.ビジネスプロセスの教科書―アイデアを「実行力」に転換する方法

RPAの現場で必要な知識は「ビジネスモデル」よりも「ビジネスプロセス」です。そして、このビジネスプロセスの知識がない人が多いのが現状ですね。

経営層や営業の方は「ビジネスモデル」は大好きです。新しい商売やマーケティングをわいわいと議論します。ビジネスモデルやビジネスコンセプトの本も良く売れていますね。

一方、実務者は経営層が決めたビジネスモデルを実現するため日夜がんばります。

しかし、仕入先や得意先とのやり取りに必要な伝票の仕様、販売管理システムへのデータ入力のルール、などなどはほとんど決まっていません。このため、悪気は全く無くても結果的に属人化された業務がはびこり、ムダが多く、残業が増え、利益が上がりません。どこでもよく聞く話ですよね。

これは「ビジネスモデル」と「実務」の中間の「ビジネスプロセス」が構築されていないからです。

まず、「ビジネスプロセス」というものがあるのだ、ということを認識するだけでも、この本の価値があります。

2.販売管理システムで学ぶモデリング講座 

業務を「オペレーション(作業)」と捉えている人が大半ですが、業務は「データの流れ」と「データを加工するプロセス」で捉えるというのがITでの業務の捉え方です。

ITでの捉え方をすることで、はじめて業務を自動化したり、効率化したりすることが可能となるのです。

「販売管理システムで学ぶモデリング講座 」は販売管理システムを実際に設計できるレベルで解説している書籍です。

システム開発に興味が無くても、ITでの業務の捉え方が明確になりますし、「データ」で業務が成り立っていることがわかり、オペレーション派の方にはパラダイムシフトとなるでしょう。

業務分析の役に立つデータフロー図の描き方も、とても参考になります。

2008年発売ですがいまだに売れているようです。卸業の販売管理システムを題材としており、会計知識、業務知識、データベース設計を連携させて学べます。

著者が開発したモデリングツールをダウンロードして使ってみることで、深く理解できます。

私も書籍を参考にし、当時勤めていた小売業の販売管理システムをモデリングしてみました。

実際にシステムを開発したわけではありませんが、業務の流れ、システム内の動き、会計との連動が詳細に理解することができるようになりました。

モデリングツールは今も利用させていただいています。

この著者の書籍は他にもありますが、どれも非常に勉強になります。

3.業務改革、見える化のための業務フローの描き方

BPMN(Business Process Model and Notation)という業務フローの表記法の解説書です。

実際の業務を例に分かりやすく解説してありますので、すぐに使うことができます。

私の著書でも業務フローはBPMNで記述しています。また、この記述法をRPAシステムのフローにも応用しています。

ビジネスプロセスが分かり、業務フローが実際に描けるとPRAは確実にできるようになります。あとはただの開発技術の話になるからです。

もし、RPA技術があなたに足りないのなら技術者や外部業者にお願いすればいいのです。

 

まとめ

仕事柄、いろいろな会社の現場を見てきましたが、どの現場も一言でいうと「混乱の極み」です。

ビジネスモデルが先行して、実務者のレベルではプロセスが決まっていないので、手探りで業務を行っているという状態です。

その根本には、業務はビジネスモデル→ビジネスプロセス→データフロー→業務フローという順番で体系的に可視化して構築できるという知識が根付いていないということがあります。

今回、ご紹介した書籍を読むことで、業務分析の全体像が理解できますし、具体的な可視化の技術も身に付きます。

業務分析できるようになり、ひとつ上のRPAユーザーとなってください。