・RPAを導入したけれど開発が進まない ・運用もうまく行っていない

と悩んでいるRPA担当者の方に向けたRPAシナリオ設計の解説です。

RPAシナリオ設計の概要を理解することができます。

RPAシナリオ設計とはどういったものでしょうか?

イメージを把握しておきましょう。最終的に作成されるシナリオ設計図のイメージとして図1を載せます。

Webシステムへの[ログイン]サブプロセスをシナリオ設計図で可視化しています。

【図1】シナリオ設計図のイメージ

業務フローチャートで使われる図形を利用して描いていますので、読み解くのは難しくありません。

しかし、自分で描くとなると困難です。

この記事では非エンジニアの方でもシナリオ設計図を作成できるようになることを目的としています。

以下の記事を読んで内容を理解していることを前提としていますので、まだ読んでいない方はお読みください。

RPAの開発に必要なプログラミング的思考とは

RPAシナリオ作成のために業務の構造を理解しよう

それでは、どうぞ!

僕の信頼性
こさい
こさい

完全自動化研究所の小佐井です

1) IT歴25年超。開発から業務改善まで幅広く経験してきました
2) 複数の企業においてRPAのコンサルティングを行っています
3) RPA関連の書籍を5冊出版しています

  1. オープンソースで作る!RPAシステム開発入門
  2. 実務者のための失敗しないRPAシナリオ設計入門
  3. UiPath業務自動化最強レシピ
  4. WinActor業務自動化最強レシピ
  5. Power Automate for desktop業務自動化最強レシピ

RPAシナリオ設計の概要

こさい
こさい

シナリオ設計図にたどり着くステップを簡単に解説します。

RPAシナリオ設計書の作成手順

RPAシナリオ設計書は①業務シナリオ②RPAシナリオ③シナリオ設計図という、3つのドキュメントにより構成されます。①~③は作成する順番を示しています(図2)。

【図2】RPAシナリオ設計書の作成手順

①業務シナリオと②RPAシナリオは、③シナリオ設計図を作成するためのステップとして作成します。前のステップに戻って、再検討することもあります。

一度で完璧な設計を行うことは不可能です。各ステップを前後しながら、推敲を重ねることで、より良い設計となります。

①業務シナリオ②RPAシナリオでは、実務者でも馴染みやすい箇条書きでシナリオを作成し、③シナリオ設計で記号を使った設計図を作成します。

この過程で具象的な「業務」を抽象化し、「設計」へと導くことができます(図3)。

【図3】RPAシナリオ設計と抽象化

実務者には馴染みのない「プログラミング的思考」の概念を完全に理解しなくても、設計することができることが分かります。

一歩一歩手を動かしながら実践することで、結果的にプログラミング的思考を使った設計ができるようになります。

次にRPAシナリオ設計書の意味について解説します。

具体的なRPAシナリオ設計書の作成方法はその後で解説します。

RPAシナリオ設計書は業務をシナリオへ変換するツール

こさい
こさい

ここからRPAシナリオ設計書を作成する意味について解説します。

RPAシナリオ設計書を作成する意味は、プログラミング的思考を身に付けるためだけではありません。

プログラミング的思考を使ったRPAシナリオ設計書は、業務をシナリオへ変換するためツールとなります(図4)。

【図4】業務をシナリオに変換

人間が行っている「業務」というあいまいな活動を、①業務シナリオ②RPAシナリオ③シナリオ設計図という3つのステップを踏むことで、シナリオに変換します。

シナリオ設計図の表現は、おおよそ、そのままの形でシナリオの実装に使用できます。

【Memo】シナリオ設計図はシナリオ開発環境でも描けるか

UiPathを含む多くのRPAツールは、フローチャートのイメージでシナリオ開発ができる開発環境を提供しています。そのため、フローチャートを用いてシナリオ設計図を作成する必要は無いと考える方も多いのではないでしょうか?

しかし、シナリオ開発環境はあくまで「開発」のためのソフトウェアです。絵としてフローチャートを眺め、部分的に入れ替えたり、まとめたりする、といった設計作業には向いていません。

設計以外の作業に手を取られ、設計に注力することが難しくなります。

RPAシナリオ設計書は自動化された業務の理解に必要

業務を自動化すると、時間の経過とともに業務知識が失われがちです。業務を行う目的も見失われて、ただシナリオを実行することだけが目的と化してしまうこともあります。

自動化された業務を人間が理解するためにも、RPAシナリオ設計書は大変有効です(図5)。

【図5】自動化された業務を人間が理解する

RPAシナリオ設計書が無い場合、目的を含めた業務内容をRPA開発環境から直接読み取るのは困難です。

シナリオ開発環境には、オートメーションに必要な情報のみが記述されます。

RPAシナリオ設計書には、「このシナリオは誰が何の目的で開発したのか?どのような条件のもとで、どのような動作をするのか?」といった付属情報が盛り込まれています。

最終的に作成するシナリオ設計図だけを残しておけばよいわけではありません。業務シナリオが持っている業務の目的や、人間が行っていたときの業務手順などの情報が、理解の手助けになることもあります。

RPAシナリオ設計書は人間と人間との共通言語

RPAシナリオ設計書には、もう一つ大切な役割があります。「人間と人間との共通言語」です(図6)。

【図6】RPAシナリオ設計書は人間と人間との共通言語

「人間と人間は言葉で伝えれば良いではないか?」と思う方もいるでしょう。

しかし、言葉だけで、シナリオの作成目的、動作の前提条件、例外や変化の対応方法など、シナリオに関する様々な要素を伝えることはほぼ不可能です。

伝える側、受け手側の双方に高い言語スキルがあったとしても、足りない部分が出てきます。

足りない部分は受け取る側の想像で補うことになり、誤解が生じる土壌が生まれます。

ほとんどの場合、伝える側、受け手側は異なる立場、異なる知識、異なる前提条件のもとコミュニケーションしています。

RPAについての知識レベルも異なるでしょう。

そうなると、言葉だけで伝わるはずはありません。

RPAシナリオ設計書で伝えることで、過不足無く全体像を伝えることが可能になります。

受け手側も言葉を聞くことに集中しなくていいので、考える余裕ができます。適切な質問、適切なアドバイスが生まれてきます。

【Memo】RPAシナリオ設計書の作成は面倒?

RPAシナリオ設計書を作成するには工数がかかります。特に慣れていない間は、シナリオ一本の設計にも一カ月以上かかるかもしれません。

しかし、それを補って余りあるほどのメリットがあることが、実践することでご理解いただけるでしょう。

短期的な成果にとらわれず、総合的に考えて長期間の成果を得られることを選びましょう。一度、シナリオを開発すると、少なくても数年間は利用され、その間に幾度となくメンテナンスすることになります。

他の人に引き継いだり、別のRPAツールに乗せ換えたりするかもしれません。長期間の成功を得るために、RPAシナリオ設計をしっかりと行いましょう。

また、RPAシナリオ設計書を作成するときに身についたプログラミング的思考は、一生使える最強のスキルとなります。それだけでも、RPAシナリオ設計を行う意味があるでしょう。

RPAシナリオ設計書を作成する5つのステップ

こさい
こさい

RPAシナリオ設計の概要が理解できたので、RPAシナリオ設計書の作成方法について解説します。

上記で述べたように①業務シナリオを記述する②RPAシナリオに変換する③RPAシナリオからシナリオ設計図を描き起こす、という3段階でシナリオ設計図にたどり着けます(図7)。

【図7】RPAシナリオ設計書の作成手順

さらに、わかりやすく解説するために、3つのステップを次の5つのステップに分解します。

1ステップごとに深い内容となりますので、記事を分けます。

業務の構成要素を記述する

業務シナリオを記述する

アクションを意味のある単位でまとめる

作成中…

業務シナリオをRPAシナリオに変換する

作成中…

シナリオ設計図を作成する

作成中…

まとめ

RPAシナリオ設計書は①業務シナリオ②RPAシナリオ③シナリオ設計書の3つから構成されます。

そして、①業務シナリオを記述する②RPAシナリオに変換する③RPAシナリオからシナリオ設計図を描き起こす、という3段階でシナリオ設計図にたどり着けます(図8)。

【図8】RPAシナリオ設計書の作成手順

「RPAシナリオ設計書の作成手順」をさらに詳細に分解すると次の6つのステップになります。

RPAシナリオ設計書作成6つのステップ

1.           業務の構成要素を記述する

2.           業務シナリオを記述する

3.           業務シナリオの検討・修正を行う。問題があれば2に戻る

4.           アクションを意味のある単位でまとめる

5.           業務シナリオをRPAシナリオに変換する

6.           シナリオ設計図を作成する

この過程で具象的な「業務」を抽象化し、「設計」へと導くことができます。

非エンジニアの実務者でも、この手順を忠実に守ることで必ずRPAの設計ができるようになります。

がんばってください!

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