こさい
こさい

こんにちは。完全自動化研究所の小佐井です。
RPAとExcelを組み合わせた事例についてRPA開発者さんに解説してもらいます。

僕の信頼性

1) IT歴20年。開発から業務改善まで幅広く経験してきました
2) 複数の企業において2016年からRPA内製化をサポートしています
3) RPA関連の書籍を5冊出版しています

RPA開発者
RPA開発者

はい。それでは、私が開発を担当したEC受注レポートの自動化についてお話します。

手作業でExcel帳票を作成している」という人、「RPAとExcelを組み合わせてなにができるの?」と疑問を持っている人は是非お読みください。

それでは、どうぞ!

自動化対象企業と部署の特徴

雑貨や宝飾の小売チェーン企業のEC事業部がこの自動化の対象です。

このEC事業部は、3年前から複数のECモールに出店している。新しい事業であり、急速に売上が上がった為、業務が急激に忙しくなっています。

EC事業部としてはまだ赤字ですので、これ以上人員を増やすわけにはいきません

ぎりぎりの人数で日々の煩雑な実務に追われています。

経営層やマネージャへの実績報告も遅れがちになっており、自動化の要望が出てきていました。

RPA開発者
RPA開発者

ECに本格参入してから、まだ3年だから現場も手探り状態。でも売上が上がって仕事は山積みなのよね。

そうですね。それでは自動化する前の状態を把握していきましょう。

こさい
こさい

【BEFORE】業務自動化前

【全体把握】EC業務全体をざっくりと把握する

RPA開発者
RPA開発者

私がヒアリングしました!

EC事業部長、実務者を交えてミーティングを行い、大枠をつかみました。

自社サイト1つ、外部ECモール3つに出店していることがわかりました。

RPA開発者
RPA開発者

合計4店舗出店していますね

さらに業務を深くヒアリングしました。

ECサイトの業務ごとに担当者がいることがわかりました。

1. 商品のマスタ登録・管理担当者

2. サイトに表示する商品の画像処理担当者

3. 受注や売上の分析・レポート担当者

4. ECサイトの売り上げを販売管理システムに計上する担当者

5. 商品の補充や発注を行う在庫管理担当者

RPA開発者
RPA開発者

データフロー図を描くと図1のようになりました

図1:ECの全体図

ECサイトは合計4つありますから、単純に考えると20人必要となりますが、兼務をすることで13~15人で回していることがわかりました。

図1には描いていませんが、業務は他にもSNSへの情報更新メルマガ配信顧客管理返品やクレームの対応など、さまざまあります。

ほとんどの業務は手作業で行われるため、日々の業務に追われており、改善を考える人自体がいない状況です。

こさい
こさい

これは業務が大混乱してそうですね~

経営者には「EC事業なのにIT化されていない」という現状を理解してもらえておらず、部内にはITに詳しくない実務者しかいません

なのに、経営者には「EC事業のレポートがほとんど出てこないうえに、分かりにくい」と不満をいわれています。

RPA開発者
RPA開発者

だから、まず最初にEC受注レポートの自動化をお願いしたい、という要望です!

【個別案件把握】EC受注レポート作成業務の把握

RPA開発者
RPA開発者

全体の把握ができたので、EC受注レポートの仕様を把握しました

現在、手作業で作成しているEC受注売上表をもらいました(図2)。

図2:EC受注レポート

こさい
こさい

たしかに見にくいですね…

業務自動化前の業務フロー

RPA開発者
RPA開発者

自動化する前の業務フローを確認して、図にしました

受注レポート用のデータを取得する際、各ECサイトの担当者がそれぞれのECサイトにログインして、データをダウンロードして加工していました。

これらが「データソース」となります。

4つのECサイトはそれぞれ項目がまったく違うため、加工方法が違います。

ECサイトごとの加工方法は、各サイトの過去の担当者が編み出した「伝統」があります。

加工した4サイトのデータは、EC事業部の共有フォルダにあるフォーマットファイルに張り付けてレポートが完成です。

レポートは印刷して会議で配られます。

RPA開発者
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フロー図を描くと図3のようになりました

図3:ECレポート作成フロー

レポート作成のタイミング

RPA開発者
RPA開発者

EC受注レポートを作成するタイミングを確認しました

EC受注レポート作成の作業に約1時間かかっていました。

本当は毎日作成したいのですが、作成に時間がかかりすぎるため、受注レポートを作るのは月曜日の朝からのEC事業部営業会議の時だけでした。

レポート作成担当者はこのために8時から早出残業していました。

また、月初1日はたとえ休日でも作成し、メール配信しています。

さらに、ECサイトによっては、データの反映が2日以上遅れますので、月初2日も朝(朝にデータが反映されていなければ夕方も)に前月集計を作成しています。

EC受注レポート作成の要件定義

RPA開発者
RPA開発者

自動化の要件をユーザーと決めました

成果物のイメージ

現状のフォーマットは項目が不ぞろいで分かりにくかったため、すっきりとした一般的なフォーマットの集計表を提案しました。

主に当レポートを見ることになる経営層の見慣れたフォーマットです(図4)。

図4:ECレポート作成フロー

右側に商品区分別の情報を付け、詳細を見たい場合は横にスクロールして見る仕様です。

自動化前との変更点

RPA開発者
RPA開発者

フォーマット変更だけでなく、それまでになかった情報も加えました

1. 累計に加え、当日売上を追加

2. 受注区分を追加し通常と予約を分割

3. サイト別日割予算を追加

こさい
こさい

自動化のタイミングで新しい情報を加えることはよくありますね!

完全自動化の実施

RPA開発者
RPA開発者

完全自動化フローを解説します

EC受注レポート自動化フロー

  1. スケジュール機能でRPAツールを呼び出して、4つのECサイトから受注データをダウンロードさせる。ダウンロードした受注データは自動化サーバーに保存する。
  2. EC受注レポートのフォーマットファイルはファイル共有ツールを使って、担当者の端末と自動化サーバーのテンプレートを同期させる。
  3. 自動化サーバー内で、VBA(Excelマクロ)を使い4つの受注データを加工して、EC受注レポートの形に整形する。
  4. 出来上がったEC受注レポートをメールに添付して関係者に配信する。

図5:ECレポート自動化フロー

例外処理

サイトによっては、データが更新されていなかったり、画面の動作が急に変更になっていたりして、RPAツールが例外を起こすことがあります。

この場合は例外を運用担当者にメール通知するとともに、そのEC管理サイトを終了させ、次のサイトのデータを取得します。

その上で、例外が起こったサイトはデータが取れなかった旨をレポートに自動で記載します。

実行タイミング

毎朝、自動配信されます。

また、月初1日、月初2日にも前月の月末版が配信されます。

【AFTER】業務自動化後

RPA開発者
RPA開発者

完全自動化後の様子です

自動化以前は、週次の会議での報告だったものが、日次で経営層まで自動配信されるようになった為、経営判断および営業判断が劇的に早くなりました。

また、担当者の早出残業も無くなりました。

完全自動化の管理側としては、EC管理サイトの画面仕様変更などのコントロールできない事象がある為、改修は常時続けなければなりません。

こさい
こさい

大きな効果が表れましたね!
でも一方でRPA運用者には負担が少し増えましたね

運用案件が増えましたが、エラー発生時は担当者に自動メールされているし、理解されているので大丈夫です。

RPA運用者
RPA運用者
RPA開発者
RPA開発者

これで報告を終わります

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こさい
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