営業部門の効率化を図る中で、「営業報告書」の作成にかかる時間が気になったことはありませんか？
営業報告書作成はデータの収集・整理・可視化といった複数のステップを含み、手作業で行うと多くの時間が必要です。もしこのプロセスを自動化できたら、営業担当者の負担を軽減し、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。
今回は、Power Automate for desktopを活用し、営業報告書作成を効率化する方法をご紹介します。特に業務改革を担当する皆さまが、社内に導入しやすい具体例を提供します。
（株）完全自動化研究所代表のこさいです。
1) ITエンジニア歴25年超。RPA開発歴8年超。
2) RPA関連の書籍を6冊出版。
3)RPAトレーニング動画を販売しています。
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一般的な業務プロセス
一般的な営業報告書作成の流れを確認してみましょう。
- 営業システムからデータをエクスポート（CSVやExcel形式）。
- エクスポートデータをExcelで開き、必要な情報を抽出。
- データをもとにグラフや表を作成。
- フォーマットを整え、報告書として上司や関連部門に共有。
一般的な営業報告書フォーマットの例
以下は、標準的な営業報告書のフォーマット例です。
| 日付 | 顧客名 | 商談内容 | 売上金額 | 次のアクション |
|---|---|---|---|---|
| 2025/01/01 | 株式会社A | 新規システム提案 | 1,000,000円 | フォローアップメール送信 |
| 2025/01/02 | 株式会社B | 契約更新の確認 | 500,000円 | 次回訪問日調整 |
| 2025/01/03 | 株式会社C | セミナー参加フォロー | 300,000円 | 資料送付 |
昨年との対比表の例
昨年のデータと比較することで、営業活動の成果を一目で確認できます。
| 顧客名 | 昨年売上金額 | 本年売上金額 | 増減額 | 増減率 |
|---|---|---|---|---|
| 株式会社A | 900,000円 | 1,000,000円 | +100,000円 | +11.1% |
| 株式会社B | 600,000円 | 500,000円 | -100,000円 | -16.7% |
| 株式会社C | 250,000円 | 300,000円 | +50,000円 | +20.0% |
これを基に、データの収集からレポート作成までを自動化することで、統一感と正確性を保ちながら効率的に作業を進めることができます。
業務課題の整理
手作業での報告書作成には以下のような課題があります。
- 時間の浪費と非効率性
繰り返し作業に時間を取られ、他の重要な業務に集中できません。例えば、営業データのエクスポートから加工までの手順を毎回手動で行うことで、作業時間が増大し、プロジェクトの進行が遅れる可能性があります。 - 品質のばらつきとヒューマンエラー
手動作業ではデータ入力ミスや計算ミスが頻発しやすくなります。特に、異なる担当者が作成した報告書ではフォーマットが一貫せず、部門全体で統一感を欠く問題が発生します。また、担当者の中にはExcel操作が得意ではない人もいるため、複雑な作業に時間がかかり、ミスのリスクがさらに高まることがあります。 - 属人化とプロセスの非標準化
特定の担当者に業務が集中するため、休暇や退職などによる業務の停滞が発生するリスクがあります。また、月次報告書のように月に1回しか行わない作業では、手順を忘れてしまうこともあり、作業が無駄に時間を取られることが少なくありません。さらに、プロセスが明確に文書化されていない場合、引き継ぎ時に大きな課題となります。
これらは、業務改革を推進する中で改善すべきポイントです。
Power Automate for desktopによる解決策
Power Automate for desktopを使えば、報告書作成の課題を簡単に解決できます。以下に、具体的な自動化プロセスを解説します。
1. 営業システムからのデータ取得
Power Automate for desktopを活用し、営業システムに自動ログインして必要なデータをダウンロード。ログイン情報やファイル保存場所をフローに組み込むことで、効率的にデータを収集できます。
2. データの整理と加工
Excel操作アクションを活用し、データの整形やフォーマットを自動化。
- 不要な行や列を削除。
- データの並び替えやフィルタリングを実行。
- 必要に応じてピボットテーブルを生成し、分析に役立つ形に加工。
3. グラフと報告書の作成
整理したデータをもとに、自動でグラフを作成します。あらかじめ設定したテンプレートを使用すれば、フォーマットのばらつきを防ぎ、統一感のある報告書を作成できます。
4. 報告書の配布
完成した報告書をPDF形式に変換し、メール送信アクションを使って関係者に自動配布。さらに、クラウドストレージやSharePointにアップロードすることで、共有が容易になります。
導入のメリット
- 効率化と時間削減
手動で1時間以上かかっていたデータ収集や加工が数分で完了します。さらに、月次報告書のような月に1回しか行わない作業では、手順を思い出す時間やミスを削減できるのも大きなメリットです。Power Automate for desktopは手順をサポートしてくれるため、作業の効率化だけでなく、確実性を向上させることが可能になります。これにより、担当者はより付加価値の高い業務に時間を割くことが可能になります。 - 品質向上と標準化
自動化によりヒューマンエラーが防止されます。また、設定したテンプレートを使用することでフォーマットの統一が可能になり、報告書の品質が安定します。さらに、自動化の過程で業務全体の見直しが行われるため、不要な手順や非効率な作業を排除する機会となり、結果として業務プロセスそのものの品質向上に役立つことが多いです。 - 柔軟性と属人化解消
急なデータ変更や追加の要望にも柔軟に対応可能です。さらに、プロセスがフローとして共有されるため、特定の担当者に依存せず、誰でも業務を実行できる仕組みが整います。
まとめ
Power Automate for desktopを活用した営業報告書作成の効率化は、業務改革において大きな成果を生む施策のひとつです。自動化を導入することで、手間のかかるルーチン作業を排除し、組織全体の生産性を向上させることができます。
ぜひ、今回の事例を参考に、自社の業務改善に役立ててください！
