企業では、異なるシステム間でのデータ連携がしばしば課題となります。この課題を解決することは、業務効率の向上や意思決定の迅速化に寄与します。しかし、手動でのデータ入力や同期は、例えば子会社から親会社への仕入れ情報を手動で更新する場合など、データの重複や入力ミスが発生しやすく、リアルタイムで正確な情報共有が難しいという問題があります。また、近年では以下のような背景が、システム間のデータ連携をさらに複雑にしています。
- クラウドシステムの乱立：部門ごとに異なるクラウドサービスを利用しているケースが増え、それぞれが独立したデータ管理を行っている。
- M&Aによる基幹システムの連携の必要：企業買収や統合により、異なるシステム間でのデータ連携が必須となる状況が増加。
本記事では、このような背景を踏まえつつ、システム間のデータ連携をテーマに、Power Automate for desktopを活用した効果的な解決方法を詳しく解説します。
（株）完全自動化研究所代表のこさいです。
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システム間のデータ連携
業務の概要
今回のシナリオでは、以下のようなシステム間データ連携が必要な業務を例に取り上げます。
- 親会社のERPシステム
- 子会社の販売管理システム
これらのシステム間で、子会社の仕入れ情報を親会社のERPシステムに即座に反映する必要があります。ただし、仕入れ情報を反映させる前に商品マスタを必ず同期させる業務手順が必要です。この連携が適切に行われない場合、仕入れ管理や在庫計画に誤差が生じ、全体的なサプライチェーンの効率が低下するリスクがあります。
さらに、このようなシステム連携が適切に行われれば、親会社と子会社間でのデータの一貫性が確保され、全体的な業務プロセスの効率化と信頼性向上が期待できます。
業務の課題
システム間のデータ連携が必要な状況で、以下のような課題がよく発生します：
- 手動入力の非効率性：子会社の仕入れ情報を親会社のERPシステムに手動で入力する場合、人的ミスや入力漏れが発生しやすい。
- リアルタイム性の欠如：データの更新が遅れることで、仕入れ管理や在庫計画に支障をきたす。
- データ形式の不一致：商品マスタが共有されていないため、子会社と親会社でフォーマットや項目名が一致せず、例えば子会社では商品名をカタカナで記載しているが、親会社では英語で記載しているケースや、数量単位が異なるケースなど、データ整合性を確保するのが難しい。
これらの課題を解決するには、効率的かつ正確な自動化ツールの導入が求められます。適切なツールを活用することで、子会社と親会社間のデータ連携を円滑に行い、業務プロセス全体の信頼性を向上させることが可能です。
Power Automate for desktopによる解決
Power Automate for desktopは、異なるシステム間のデータ連携を自動化するのにも大変有効なツールで、視覚的なフロー設計や多様なアプリケーションとの連携機能により、複雑な業務プロセスを簡単に自動化することが可能です。以下は具体的な解決手順の例です：
- データ取得の自動化：
- 子会社の販売管理システムから仕入れ情報を抽出。
- 子会社の販売管理システムから商品マスタ情報を抽出。
- 条件分岐を利用して、親会社に必要なデータだけを選別。
- データ変換の効率化：
- 親会社のERPシステムに適した形式にデータを変換。
- データ登録の自動化：
- 既に登録済みのデータを除外。
- 変換済みデータをERPシステムに登録。
- 必要に応じてAPIを使用したシステム連携も可能。
- 同期プロセスのモニタリング：
- 同期結果を自動的に通知。
- エラーが発生した場合には、詳細ログを記録して分析。
この一連のプロセスにより、親会社と子会社間でのデータ同期が迅速かつ正確に行われるようになります。また、Power Automate for desktopの視覚的な操作画面により、プログラミングスキルがなくても設定が容易です。
自動化のメリット
Power Automate for desktopを利用したシステム間データ連携の自動化には、以下のようなメリットがあります：
- 業務効率の向上：手動作業が削減され、リソースを効率的に活用。
- 正確性の向上：データエラーが減少し、一貫性が保たれる。
- リアルタイム性の確保：最新情報を即座に他のシステムに反映。
- 拡張性と柔軟性：異なる業務やシステムに容易に応用可能。
- コスト削減：長期的に人的作業コストを削減。
これにより、業務全体の質を向上させるだけでなく、従業員のストレスを軽減し、より創造的な業務に集中できる環境を提供します。
自動化の注意点
処理速度、リアルタイム性、セキュリティが高度に求められる場合、アテンド型RPAでは対応が難しいケースもあります。このような場合には、専用のシステム開発を検討することが推奨されます。例えば、大量のトランザクション処理をリアルタイムで行う銀行の基幹業務システムや、医療機関での高いセキュリティ要件を伴う患者データ管理システムなどが該当します。アテンド型RPAは手軽に導入可能ですが、すべての要件を満たすわけではないため、プロジェクトの要件に応じた適切な選択が重要です。
まとめ
システム間のデータ連携は、多くの企業が直面する重要な課題です。Power Automate for desktopを活用することで、手動作業による非効率性を排除し、正確かつ迅速なデータ同期を実現できます。本記事で紹介した自動化プロセスを活用し、企業の競争力をさらに高める一助としていただければ幸いです。
自動化を導入することで、短期的な効率化だけでなく、長期的なコスト削減や業務品質の向上が見込まれます。ただし、要件に応じて最適な方法を選択することが成功の鍵です。ぜひ、自社のシステム連携にPower Automate for desktopを活用してみてください。
