「毎日たくさんの請求書データを手入力しているけど、作業に時間がかかって残業が増えるし、確認作業も含めるとミスがないか気が抜けない……。」
こんな風に感じたことはありませんか？請求書データ入力は単純作業に見えて集中力が必要で、特に件数が多いと心身ともに負担が大きくなります。効率化したいけれど、人手が足りず改善に手を付けられないのが現状ではないでしょうか。
Power Automate for desktopで自動化する具体的なステップや効果について解説します。
（株）完全自動化研究所代表のこさいです。
1) ITエンジニア歴25年超。RPA開発歴8年超。
2) RPA関連の書籍を6冊出版。
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【会計・経理業務】会計ソフトへの請求書データ入力
1. 背景・課題
会計ソフトへの請求書データ入力は、手作業では時間がかかり、入力ミスのリスクが高い反復作業です。特に件数が多い場合、業務負担が増大します。
2. Power Automate for desktopを使った解決方法
請求書データ入力業務をPower Automate for desktopで自動化する具体的なステップは以下の通りです。
ステップ1: 必要なデータを準備する
- PDF家石井やExcel形式の請求書を指定のフォルダに保存します。
- フォルダ内のデータを一括処理できるよう、ファイル名や形式を確認しておきます。
ステップ2: データの読み取りフローを構築
- ファイル選択とループ処理の設定
- 「フォルダー内のファイルを取得」アクションを使って、指定フォルダのファイルを順に処理します。
- データの読み取り
- PDFファイルの場合：「PDFからテキスト抽出」アクションを使用し、必要な金額や日付情報を取得します。
- Excelファイルの場合：「Excelワークシートから読み取る」アクションを使用してデータを読み込みます。
※）PDF形式の請求書からデータを取得する方法については、以下のページで詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
＞＞PDF形式の請求書のデータ取得【Power Automate for desktop活用術】
ステップ3: 会計ソフトへのログインフローを作成
- アプリケーションの起動
- デスクトップアプリケーションの場合は「アプリケーションの実行」アクションを使い、会計ソフトを自動で開きます。
- ブラウザーベースのアプリケーションの場合は、ブラウザーの種別によって適切なアクションを使ってブラウザーを起動します。
- ログイン情報の入力
- ユーザーIDとパスワードを入力するフローを作成します。
※）WEBシステムへのログイン操作については、以下のページで詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
＞＞基幹システムへのログイン操作【Power Automate for desktop活用術】
ステップ4: データを入力するフローを作成
- 会計ソフトの入力画面を操作
- 会計ソフトの入力フィールドを特定します。
- データを転記
- 読み取った請求書データを順に入力するフローを構築します。
- 例: 請求日、請求金額、取引先名など。
ステップ5: 入力結果の確認・保存
- 入力が完了したらデータを保存します。保存前に人の確認が必要な場合は、メッセージボックスを表示させて、入力内容を確認後、手動で保存します。
- 必要に応じて、「スクリーンショットを取得」アクションで作業完了の記録を残します。
- 必要に応じて、処理結果をExcelファイル等に書き込むフローを作成します。
ステップ6: 処理結果を通知
- 「メールの送信」アクションや「Outlookからのメールメッセージの送信」アクションを使い、処理完了の通知を自動で送信します。
- メールには、処理した請求書の件数や完了時刻などの情報を含めると便利です。
ステップ7: フローのテストと調整
- 構築したフローを実行し、動作確認を行います。
- エラーが発生した場合は、アクションや条件分岐の設定を調整します。
このようにPower Automate for desktopを使えば、反復作業を効率化するフローを直感的に構築でき、業務負担を大幅に軽減できます。
3. 自動化の注意点
- データ読み取りフローと入力フローを分ける
データの読み取りは別のフローとして作成し、正確にデータが抽出されているか確認してから会計ソフトに入力するようにします。これにより、誤ったデータが入力されるリスクを軽減できます。 - ログ記録を残す
フローの実行過程で、どのデータがどのように処理されたかをログに記録します。これにより、後から確認や修正がしやすくなります。 - エラーハンドリングの設定
例外が発生した場合に備え、適切なエラーメッセージを表示したり、エラー発生時の処理を設定します（例: 処理を中断して管理者に通知）。 - テストとレビューの徹底
実際の運用に入る前に、十分なテストを実施し、ダブルチェック体制を整えることが重要です。特に、入力を伴う自動化では、失敗した場合のリカバリーが難しいケースもあります。そのため、テスト環境が用意できる場合は、必ずテスト環境で十分な検証を行ってから本番運用を開始してください。
4. 自動化の効果・メリット
- 作業時間とミスの削減
- 手作業に比べて処理が速く、入力ミスを防ぐことができます。確認作業の負担も軽減します。
- 業務効率化と負担軽減
- 繰り返し作業から解放され、付加価値の高い業務に集中できるようになります。繁忙期でも安定した対応が可能です。
- 記録と透明性の向上
- 自動化フローにより、ログが残るため業務の透明性が向上します。内部統制や監査対応もスムーズになります。
まとめ
会計ソフトへの請求書データ入力は、反復的で負担が大きい業務ですが、PDFやExcelからのデータ取得、会計ソフトへのログイン、データの入力、保存、結果通知までをPower Automate for desktopで一貫して自動化できます。注意点もあるので参考にして、効果的な自動化を行ってください。
