【物流・在庫管理業務】取引先実績通知の自動化【Power Automate for desktop 事例】

物流業務や在庫管理業務において、月末に行われる納品済みの取引内容を通知し、請求額を事前に確認・確定するプロセスは、正確性と迅速さが求められる重要な業務です。このプロセスは、取引先との信頼関係を支える基盤であり、その効率化は業務改革担当者として注目すべきポイントです。

手作業に依存することで生じるミスや時間的コストは避けられません。本記事では、Power Automate for desktopを活用してこれらの課題を解決し、業務効率を飛躍的に向上させる方法を具体的に解説します。

この記事を書いた人

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こさい

（株）完全自動化研究所代表のこさいです。

1) ITエンジニア歴25年超。RPA開発歴8年超。
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業務の概要

取引先実績通知のプロセスを効率化する第一歩として、業務フローを確認してみましょう。例えば、ある企業では、納品実績のデータを毎月手動で収集し、各取引先に応じたExcelファイルを作成する運用が行われていました。さらに、そのファイルを担当者が個別にメールで送信しており、このプロセスには多くの時間と労力がかかっていました。こうした手順を見直すことで、自動化の対象を明確にし、効率化の可能性を探ることができます。

1. 社内システムやExcelファイルから納品実績を抽出。
2. 取引先ごとに必要な情報を整理し、取引先ごとのファイルを作成。
3. メールで取引先に納品実績を通知。
4. 取引先に確認してもらい、相違がある場合は連絡をもらい協議する。

このように、各プロセスには正確性が求められると同時に、多大な手間がかかることがわかります。

確認項目の表の例

以下は、仕入先ごとの納品実績通知で確認すべき項目の一例です。これらの情報を迅速かつ正確に処理することが、業務の質を大きく左右します。

仕入先Aの場合

業務の課題

手作業によるミスのリスク

ヒューマンエラーは避けられず、請求金額の不一致や取引先との信頼関係に悪影響を及ぼす可能性があります。

時間の浪費

単純作業に多くの時間を費やすことで、他の重要な業務への集中が妨げられます。

情報共有の遅延

手動による通知では必要な時期に素早く情報共有できずに、請求金額の事前把握に支障をきたす可能性があります。

Power Automate for desktopによる解決

業務改革担当者の皆さまが注目すべきソリューションとして、Power Automate for desktopを活用することで以下の成果が得られます。

データ抽出と整理の自動化

社内システムやExcelからのデータ抽出を自動化することで、大量のデータを迅速かつ正確に処理できます。具体的には、Power Automate for desktopを利用して必要なデータを収集し、抽出された情報を事前に設定されたルールに基づいて整理します。これにより、手作業では困難な規模のデータ処理もスムーズに行えます。

通知の自動送信

取引先ごとに統一されたフォーマットで納品実績通知を自動生成・送信することで、手作業を大幅に削減できます。たとえば、テンプレート化されたメール文書に動的にデータを埋め込む仕組みを導入することで、通知内容のばらつきを防ぎます。具体的には、標準化されたフォーマットのメールテンプレートを作成し、Excelやデータベースから収集した情報をPower Automate for desktopを利用して自動的に挿入します。

自動化のメリット

作業効率の向上

業務の自動化により、担当者はより付加価値の高い業務に集中できるようになります。

正確性の向上

ヒューマンエラーを削減することで、取引先との信頼関係をさらに強化できます。たとえば、データ入力ミスを防ぐ仕組みを導入することで、請求金額の不一致やトラブルを未然に防ぎます。

効率的な情報共有

自動化された通知フローによって、取引先にタイムリーな情報を提供できます。これにより、迅速な意思決定をサポートし、業務の停滞を防ぎます。

まとめ

業務改革担当者として、月末に行われる取引先実績通知のプロセスを見直し、Power Automate for desktopを活用して効率化を実現することは、企業全体の生産性向上につながります。このPower Automate for desktopのフローを活用することで、業務負荷を軽減し、取引先との信頼関係をさらに深めることが可能です。