ソフトウェアライセンス管理は、企業のIT部門が担う重要な業務の一つです。特にライセンス管理表の更新作業は、契約内容や利用状況を正確に把握し、コンプライアンスを維持するために欠かせません。この業務は、コストの最適化や違法使用の防止にも直結します。また、適切なライセンス管理は、ビジネスの拡大に伴うIT基盤の安定性を確保するための重要な手段でもあります。
この記事を書いた人
こさい
（株）完全自動化研究所代表のこさいです。
1) ITエンジニア歴25年超。RPA開発歴8年超。
2) RPA関連の書籍を6冊出版。
3)RPAトレーニング動画を販売しています。
4)RPAトレーニング研修を行っています
5)ご質問・お仕事のご依頼はこちら！
業務の概要
- ライセンス情報の収集 各種ソフトウェアのライセンス情報（契約期間、利用可能ユーザー数、インストール数など）を集めます。これには、Excelシートの既存データやベンダーからの契約書の確認が含まれます。適切な情報収集は、全体の効率化を図るうえで非常に重要です。
- 使用状況の確認 ソフトウェアの利用状況を調査し、インストール数やアクティブユーザー数が契約内容を遵守しているかを確認します。これにより、無駄なライセンスコストを削減し、適正な運用が可能になります。
- ライセンスの更新または追加 必要に応じて契約を更新し、新たなライセンスを購入する手続きを行います。特に契約期限が近いものや利用拡大が予測されるものは優先的に対応します。また、ライセンスの追加購入時には、利用者のニーズを事前に調査することが求められます。
- 管理表の更新 収集した情報を元に、ライセンス管理表を更新します。これには、Excelシートを活用することで柔軟性を確保しながら、必要な項目を追加・修正していきます。また、管理表には履歴データも含めることで、過去の契約情報をすぐに参照できるようにすることが望ましいです。
- レポートの作成 更新された管理表を基に、使用状況や契約更新の進捗状況を可視化したレポートを作成します。これにより、経営陣への報告や意思決定がスムーズになります。
ライセンス管理表のサンプル
以下は、ライセンス管理表の一例です。企業ではExcelで管理しているケースが多くみられ、管理ツールを導入するよりも柔軟にカスタマイズが可能です。
| ソフトウェア名 | 契約開始日 | 契約終了日 | 利用可能ユーザー数 | 実際の利用者数 | 契約状況 |
|---|---|---|---|---|---|
| Microsoft Office 365 | 2023-01-01 | 2024-01-01 | 100 | 95 | 有効 |
| Adobe Photoshop | 2022-06-01 | 2023-06-01 | 20 | 18 | 更新必要 |
| Zoom | 2023-03-01 | 2024-03-01 | 50 | 48 | 有効 |
業務の課題
- 情報収集に時間がかかる ライセンス情報が複数のベンダーやシステムに分散している場合、データの収集と整理に多くの時間を要します。特に、古い契約書や電子メールでやり取りされた情報の確認が手間となります。
- ヒューマンエラーのリスク 手動で情報を更新する場合、タイプミスや入力漏れが発生する可能性があります。これが重大なコスト増やコンプライアンス違反につながることがあります。
- 契約違反のリスク 利用状況を正確に把握できない場合、過剰利用や未使用ライセンスの放置につながることがあります。これにより、不要なコストが発生したり、法的なリスクが生じたりする可能性があります。
- 属人化 特定の担当者しか作業手順を把握していない場合、その担当者が不在時に業務が停滞する可能性があります。これにより、緊急対応が必要な場合でも対応が遅れるリスクがあります。
Power Automate for desktopによる解決
ソフトウェアライセンス管理表の更新業務は、Power Automate for desktopを活用することで効率化と精度向上が期待できます。このツールを利用すれば、手動作業の大部分を自動化することが可能です。
解決方法の例
- データ収集の自動化 Excelシートに分散しているライセンス情報を一元化し、自動で最新情報を反映するフローを構築します。これにより、複数の情報源から効率よくデータを取得できます。
- データ入力の自動化 収集した情報をライセンス管理表（Excel）に自動で入力し、手動作業を削減します。さらに、データ形式の整合性を保つことで、管理表が常に最新の状態になります。
- 利用状況のレポート作成 使用状況を定期的にレポートとしてまとめることで、管理者がすぐに状況を把握できるようにします。これにより、ライセンスの最適化が促進されます。
- アラート機能の追加 契約期限が近づいた際に自動で通知を送る機能を実装し、更新漏れを防ぎます。さらに、アラートは関連担当者全員に送信することで、対応の迅速化を図ります。
自動化のメリット
- 作業時間の短縮 データ収集や入力作業を自動化することで、手動作業の負担を大幅に軽減できます。これにより、他の重要な業務に集中する時間を確保できます。
- 精度の向上 手動によるミスを防ぎ、常に正確な情報を管理表に反映できます。また、ツールを利用することで、一貫した品質が維持されます。
- コンプライアンスの強化 契約内容を正確に把握することで、違法使用や無駄な支出を防ぎます。さらに、定期的なレポートにより、監査対応がスムーズになります。
- 業務の標準化 誰でも同じプロセスで作業を進められるようになるため、属人化を防止できます。標準化により、業務の透明性も向上します。
まとめ
ソフトウェアライセンス管理表の更新は、企業のIT資産管理において非常に重要な業務です。Power Automate for desktopを活用することで、この業務を効率化し、正確性を向上させることが可能です。特に、契約期限の通知や使用状況のレポート化などの自動化機能は、管理業務の負担を大幅に軽減します。
IT資産管理の効率化を目指す企業は、ぜひRPAツールの導入を検討してみてください。適切なツールを活用することで、コスト削減や業務効率の向上を実現できるでしょう。
