こさい
こさい

こんにちは。完全自動化研究所の小佐井です。
この記事はRPAを使って本格的に業務を自動化したい方に向けて、「業務の構造」について解説しています。

僕の信頼性

1) IT歴20年。開発から業務改善まで幅広く経験してきました
2) 複数の企業において2016年からRPA内製化をサポートしています
3) RPA関連の書籍を5冊出版しています

RPAシナリオを作成するためには業務の構造を定義づけて理解することが必要です。

この記事に出会ったのを機会に、是非「業務の構造」を知って、RPAシナリオ作成に役立ててください。

それでは、どうぞ!

RPAシナリオ作成のために業務の構造を理解しよう

業務は図1の階層構造で説明することができます。

「業務」「業務プロセス」「サブプロセス」「アクション」(※1)によって構成されます。

※1)「業務」「業務プロセス」「サブプロセス」「アクション」という名称は僕が使っているもので、明確な決まりがあるわけではありません。

図1:業務の階層構造

めーたん
めーたん

業務って、階層構造になっているのね!

そうだよ!
上から順番に解説していくよ

こさい
こさい

業務

こさい
こさい

最初は「業務」だよ。一番上の階層だね。
業務の特性をみてみよう!

業務の特性

業務には2つの特性があります。

①目的を持ち繰り返し行われる

②「インプット⇒処理⇒アウトプット」の構成を持つ

①目的を持ち繰り返し行われる仕事の単位

業務は「目的を持って繰り返し行われる仕事」のことを指します。分解して説明します。

「目的を持つ」

目的を持つということは、成し遂げるべき状態を持つということです。

例えば「売上を上げる」「コストを削減する」「情報を共有する」などです。

「繰り返し行われる」

業務は日常的に繰り返し行われるものであり、一度行って終わりではないという特徴を持ちます。繰り返す中で改善し精度を高めることが求められます。

めーたん
めーたん

一度っきりの仕事は「業務」とは呼ばないのね

僕の定義では業務とは呼ばないよ

こさい
こさい
②「インプット⇒処理⇒アウトプット」の構成を持つ

もう一つの特徴は、必ず「インプット⇒処理⇒アウトプット」という構成を持つ独立した仕事であるということです。

したがって、どの業務も表1の構成にまとめることができます。

表1:「インプット⇒処理⇒アウトプット」の構成

項目

内容

業務名

業務名称

インプット

ファイル名やデータ名

処理

処理名

アウトプット

ファイル名やデータ名

めーたん
めーたん

表にまとめられるとわかりやすいね!

「内容」部分を穴埋めすれば、業務を整理できるよ

こさい
こさい

業務プロセスと業務フロー

業務は複数の業務プロセスによって構成されています(図2)。

業務プロセスの「流れ」が業務フローであり、分かりやすく図式化したものが業務フローチャートです。

図2:業務の構造

めーたん
めーたん

業務フローってよく聞くけど、業務プロセスの流れだったんだね!

業務プロセスとサブプロセス

業務は複数の業務プロセスによって構成されています。

こさい
こさい

業務プロセスについて詳しく見ていきましょう!

業務プロセスも、業務と同様に「インプット⇒処理⇒アウトプット」を持つ独立した仕事の単位と捉えることができます。

業務プロセスもまた複数の「サブプロセス」とその「流れ」によって構成されています(図3)。

図3:業務プロセスの構造

めーたん
めーたん

業務プロセスも業務と同じ構造だね!

サブプロセスとアクション

こさい
こさい

最後にアクションについて見ていきましょう!

「業務を可視化する」という目的だけであれば、サブプロセスまで掘り下げれば十分です。

しかし、ロボットを開発することを考えたら、もう一段階掘り下げないといけません。

つまり、業務の一番底まで手を突っ込まないといけないということです。

めーたん
めーたん

アクションって具体的にはどんな作業なの?

作業の最下位レベルだから、例えば次のような作業だよ

こさい
こさい
  • ボタンをクリックする
  • 検索ボックスに「〇〇」と入力する
  • Excelファイルを開く

まとめ

これで、業務の構造の解説は終了です。

こさい
こさい

もう一度、業務の階層構造を確認しましょう

この階層に従って業務を分解してみるわ!

めーたん
めーたん

ぐちゃぐちゃしたまま業務を自動化すると、ぐちゃぐちゃのシナリオができあがります。

自動化の対象となる業務を分解して、整理してみてください。

きっと整理されたキレイなシナリオが作成できるはずです。

業務構造の知識をRPA開発に活かすには

業務構造の知識をRPA開発に活かすには、僕の著書「実務者のための失敗しないRPAシナリオ設計入門」を是非お読みください。

具体的な業務の例が豊富に載っていますよ。

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