RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、すでに多くの企業で導入されています。しかし、導入や開発ばかりに注力してしまい、その後の”運用”について考慮が足りないケースが少なくありません。その結果、導入したRPAがうまく活用されず、廃れてしまうことも。さらに、初代のRPA管理者が失敗を繰り返し、その後を引き継いだ担当者が苦労する現実も見られます。
この記事では、RPA導入後の運用について詳しく掘り下げ、企業が持続的な成長と競争力を確保するために必要な具体的なポイントを解説します。
（株）完全自動化研究所代表のこさいです。
1) ITエンジニア歴25年超。RPA開発歴8年超。
2) RPA関連の書籍を6冊出版。
3)RPAトレーニング動画を販売しています。
4)RPAトレーニング研修を行っています
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RPA導入後の運用は必須！
RPAを導入することは企業にとって大きな一歩です。しかし、導入しただけで満足してはいけません。その後の”運用”が極めて重要なのです。
RPAの話は「開発」の話ばかりになりがちですが、実際に重要なのは運用を続けられる仕組みを作ることです。つまり、”運用中心主義”に頭を切り替えることが成功のポイントとなります。
いくら業務を自動化しても、その後動かし続けられなければ意味がありません。そのためには、以下の仕組み作りが必要です。
- プラットフォーム: RPAが動き続けるための基盤作り
- 組織: 運用を支える人材とリーダーシップの構築
これらの仕組みを整えることで、RPAを長期的に成功させることができます。
課題1: 運用の方法を知っている人を見つける
RPA導入後は、実質的に”システム運用”が必要になります。しかし、運用の方法を十分に理解している人材が不足している場合があります。
対処方法:
- 研修や教育:
RPAの運用に関する研修や教育プログラムを提供し、未経験者でも運用スキルを習得できるようにします。特にPower Automate for desktopのようなツールを利用している場合、その特性を踏まえた教育が必要です。 - 外部専門家の採用:
RPA運用の専門知識を持つ外部の専門家を一時的に採用し、内部チームへの知識移転を図ります。これにより、社内での運用体制を強化できます。
課題2: システムを見守り最適化する方法を考える
RPAは一度作成すれば終わりではありません。業務プロセスは変化するため、システムを適切に最適化する必要があります。
対処方法:
- スケジュール実行する仕組み:
手動実行に頼らず、タイマーやスケジュール機能を設定することで、早朝や深夜でも自動でタスクを完了させることが可能です。これにより、RPAの価値が最大化され、運用の効率が上がります。 - エラー通知する仕組み:
RPAは他のアプリケーションやファイルに依存するため、エラー発生を前提にした仕組み作りが必要です。エラーが発生した場合、即座に通知されるようなシステムを導入しましょう。 - 監視ツールの導入:
システムのパフォーマンスをリアルタイムで監視するツールを導入し、問題が発生した場合に迅速に対応できる体制を整えます。 - 定期的なレビュー:
RPAプロセスを定期的にレビューし、改善点や最適化の機会を見つけ出します。このプロセスにより、RPAが業務変化に柔軟に対応できます。
課題3: コストを管理する
RPAの運用には継続的なコストがかかります。これを適切に管理しないと、予算を超過してしまうリスクがあります。
対処方法:
- 予算の明確化:
運用に必要なコストを明確にし、予算を設定します。これにより、運用コストを適切にコントロールできます。 - コスト効率の分析:
定期的に運用コストを分析し、効率化の余地を見つけます。たとえば、不要なプロセスの見直しや簡略化によってコストを削減することが可能です。
まとめ
RPAの運用は、導入後も長期的に続く企業の重要な活動です。”RPAは簡単に作れる”という言葉に惑わされることなく、その後の具体的な”実用方法”や”運用方法”をしっかりと考える必要があります。
運用を計画し、長期的な視点でアプローチすることで、RPAから最大の効果を得ることが可能になります。これにより、企業は持続的な成長と競争力の強化を実現できるでしょう。
