社内の予算管理においては、Excelやシステムツールを使ったデータの保存、またはツール間の転記作業が日常的に行われています。しかし、人手による作業は生産性に関わる問題です。この問題を解決するためには、自動化が鍵となります。この記事では、Power Automate for desktopを使用して「予算管理ツールへのデータ転記」を自動化する方法を詳しく解説します。
（株）完全自動化研究所代表のこさいです。
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予算管理ツールへのデータ転記
業務の概要
予算管理において、現場では次のような作業が主に行われます。
- 部署から提出された予算データの収集 各部署からExcel形式や専用フォーマットで提出された予算データを集める作業です。この段階では、提出漏れやフォーマットの不統一がないか確認し、全てのデータが適切に収集されるよう注意が必要です。また、必要に応じてデータの追加情報を問い合わせ、収集データを完全な形に整えます。
- Excelファイルから指定のツールへの転記 転記作業では、Excelに記録されたデータを他のシステムや専用ツールに入力します。このステップでは、フォーマットの調整やデータ変換が必要となる場合があります。
- データの確認と対応設定 データ確認は、収集データが形式や基準に適合しているかをチェックし、エラー修正や不足データの補完を行います。問題が発見された場合は迅速に対策を設定し、再発防止を徹底します。このプロセスでデータの一貫性と品質が確保されます。
- データの分類やレポート作成のための加工 収集したデータを用途別に分類し、各種レポート作成に必要な形に整える作業です。この段階では、分析しやすいフォーマットに変換したり、視覚化のためのグラフや表を作成します。これにより、意思決定に役立つ情報を迅速に提供できます。
これらの作業は手作業が多く、処理時間がかかる上にミスが発生しやすいという課題があります。また、部署間の連携不足やフォーマットの不統一が原因で、業務全体の効率が低下することもあります。
業務の課題
予算データの転記作業において、以下のような問題があります。
- 手作業のため処理速度が遅く、非効率的である。
- 読み込みや転記時に人為的なミスが発生しやすい。
- 手順が複雑で、複数人が関与する際に統一性が欠け、作業負担が増大する。
これらの問題を解決するためには、自動化が最適です。特に、複数のデータソースから一貫性のある処理を行うことで、全体の生産性を向上させることが可能になります。
Power Automate for desktopによる解決
Power Automate for desktopを使用することで、予算データ転記の作業を簡単に自動化できます。以下に方法を解説します:
- データ収集ファイルの指定
手動または自動フローにより既定のフォルダにデータを収集します。Power Automate for desktopを使用してフォルダを指定し、収集されたExcelファイルを自動的に取得します。参照「フォルダー内のファイルを取得する方法」 - Excelの読み込みアクション
アクションでExcelファイルを開き、必要なデータを取得します。複数のシートや複雑な構造のデータにも対応可能ですが、シンプルなフォーマットで統一しておくと短いフローで済み、例外処理も少なくなります。また、シンプル化により運用時のトラブルシューティングが容易になります。 - ツールへの転記アクション
読み込んだデータを指定のツールへ書き込みます。この際、データ形式やフォーマットの変換を自動で行うことも可能です。例えば、Excelのデータ形式が「YYYY/MM/DD」の日付形式で保存されている場合でも、転記先ツールが「DD-MM-YYYY」形式を要求している場合には、自動的に変換して適合させることができます。また、通貨記号を付加したり、小数点以下の桁数を調整するなど、特定のビジネス要件に応じた変換も柔軟に対応可能です。これにより、転記後のデータの整合性を確保しつつ、手作業による修正の手間を削減できます。 - エラーチェックと通知設定
転記処理中にエラーが発生した場合、即座に通知を受け取る仕組みを組み込むことで、問題解決の迅速化を図れます。 - ログデータの保存と確認
処理した内容をログに出力し、確認できるようにします。これにより、後続の分析や監査にも対応可能です。
自動化のメリット
Power Automate for desktopによる自動化により、こんなメリットが得られます:
- 時間の大幅節約と効率化: 手作業に比べて処理時間が大幅に短縮され、迅速な業務遂行が可能になります。
- データ安全性と品質の向上: 人為的ミスを減らし、整合性と信頼性のあるデータ管理を実現します。
- 標準化とログ保存による透明性向上: 業務プロセスを統一し、ログの活用により検証や監査を容易にします。
まとめ
予算管理ツールへのデータ転記をPower Automate for desktopで自動化することで、業務の効率化やミスの削減に縦矢の成果を持つことができます。さらに、標準化やエラー対策も含めたプロセス改善により、全社的な生産性向上が期待できます。この方法を採用して、業務のストレスを大幅に減らし、組織全体での最適化を実現しましょう。
