人事部門にとって、社員の残業時間を管理し、残業が権利の平等と健康に与える影響を低減させることは非常に重要な任務です。しかし、これには多くの課題が伴います。この記事では、Power Automate for desktopを活用して、残業時間が一定の基準を超えた場合に自動で検出し、適切な通知を行うフローを構築する方法を解説します。
（株）完全自動化研究所代表のこさいです。
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業務の概要
＞社員が毎日勤怠システムで出退社時刻を登録し、それを人事部門で管理・確認するプロセスは、ほとんどの企業で日常的に行われています。このプロセスにおいて、残業時間が基準値を超えた場合には、迅速な対応が求められます。具体的には、法律で定められた労働基準では、1日あたりの労働時間や週の労働時間の上限が規定されており、これを超えた場合には罰則の対象となることがあります。
参考：RPA導入前に知っておきたい！RPAが導入される背景とメリットとは＜働き方改革の進行＞
また、社内ポリシーでは社員の健康を守る観点から、月間残業時間の上限を独自に設定している企業もあります。これらのルールに従い、適切な対策を事前に講じることが重要です。
具体的には、残業時間が月間の上限を超えた場合、該当する社員に通知を送り、問題の早期解決を促す仕組みを導入することが有効です。これにより、社員の健康を守りながら、企業としてのコンプライアンスを維持できます。
業務の課題
残業時間管理には以下のような課題が存在します。
- 通知ミスの防止
従来の手作業では、残業時間の枠値を超えた場合の通知漏れや確認ミスが発生することがあります。例えば、通知漏れが続くと社員の健康状態が悪化し、最悪の場合、長期休職や退職につながるリスクがあります。また、企業としてのコンプライアンス違反が指摘される可能性もあり、企業イメージの低下や罰則の適用といった深刻な影響を招く恐れがあります。 - 非効率な確認作業
社員一人ひとりの残業時間を手動で確認する作業は、非常に時間と手間がかかります。 - ルール意識の低下
社員が残業に関するルールを十分に意識していない場合、無意識のうちに基準値を超えることが増える可能性があります。
これらの課題を解決するためには、自動化の導入が最適です。
Power Automate for desktopによる解決
Power Automate for desktopを使用することで、残業時間の検出と通知を自動化できます。例えば、ある企業では、このツールを導入することで、従来2時間以上かかっていた残業データの確認作業がわずか数分で完了するようになりました。その結果、担当者の作業負担が大幅に軽減され、残業データの管理精度も向上しました。以下のステップでフローを構築します。
ステップ1: 残業情報の取得
- 社員が勤怠システムに登録した残業時間データを取得し、ExcelまたはCSVファイルに出力します。
- 自動化プロセスがExcelファイルまたはCSVファイルを開き、必要なデータを読み込みます。
ステップ2: 枠値の検出
- 残業時間が設定された上限を超えているかどうかを確認します。
- 比較基準として法定の労働基準や社内ポリシーを使用します。
ステップ3: 通知の送信
- 残業時間が基準を超えた場合は、自動的に通知を送信します。
- 通知には以下の内容を含めます：
- 社員の名前と該当する残業時間
- 基準値と実際の残業時間の差
- 次のアクションとして上司や人事部門が取るべきステップ
- 会社のルールに従って、該当する社員、その上司、および人事部門に向けてメールを作成し、公式のメールアドレスを使用して送信します。
- 通知には以下の内容を含めます：
このフローは完全に自動化されており、エラーの発生を最小限に抑えつつ、効率的に作業を進めることができます。
自動化のメリット
「Power Automate for desktop」を活用することによるメリットは以下の通りです。
- 通知ミスの削減と正確性の向上
手作業による通知漏れやエラーを防ぎます。例えば、基準を超えた残業時間が記録された場合、社員名、基準値との比較、次のアクション案内を含む正確な通知が送信されます。これにより、従業員や管理者が迅速に対応できる環境が整います。 - 作業効率の大幅な向上
自動化により、従来2時間以上かかっていた残業データの確認が数分で完了します。これにより、人事部門の負担を軽減し、他の重要な業務にリソースを集中させることができます。 - ルール遵守の促進とトラブル防止
自動通知によって社員が残業ルールを意識しやすくなるため、無意識のルール違反を防ぎます。また、問題が発生した場合でも、通知を通じて迅速に対応が可能となり、トラブルを未然に防ぐことができます。
まとめ
社員の健康管理と企業のコンプライアンスを向上させるためには、適切なツールを導入し、自動化を進めることが欠かせません。Power Automate for desktopを使用した残業時間管理の自動化は、その第一歩となるでしょう。
業務効率化と管理精度の向上を目指して、このツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか？これにより、社員の健康を守りながら、企業としての持続可能な成長を支援することができます。
