営業サポート業務の中でも、売上データの集計や整理は每日の重要な仕事の一つです。この作業は、毎週や毎月、売上情報を補集し、配信先の客先や内部に分かりやすく提供することを要求されます。しかし、この作業を手動で行う場合、多くの時間を費やし、作業効率が低下するだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも高まります。そのため、売上データ管理の自動化は、業務効率の向上と正確性の確保において不可欠な施策となっています。
（株）完全自動化研究所代表のこさいです。
1) ITエンジニア歴25年超。RPA開発歴8年超。
2) RPA関連の書籍を6冊出版。
3)RPAトレーニング動画を販売しています。
4)RPAトレーニング研修を行っています
5)ご質問・お仕事のご依頼はこちら！
業務の概要
以下は、毎週の業務の流れの一例です。
- 売上データをシステムやExcelファイルから取得し、必要なフォーマットに整理
- 取得したデータを客先別、商品別に分類し、わかりやすく視覚化
- Excelや専用の分析システムを使用してグラフやダッシュボードを作成
- 作成した資料をPDFに変換し、日付や注釈を付加
- 完成したデータと資料を関係者やクライアントにメールやクラウドシステムを通じて配信
これらの作業は、一見単純に見えるかもしれませんが、大量のデータを取り扱う場合や頻繁に更新が必要な場合には、手作業での対応が非常に負担となります。さらに、手順の一つでもミスが発生すれば、全体の見直しが必要となり、作業効率が大幅に低下する可能性があります。
業務の課題
現在の手動作業には以下のような課題があります。
- 時間と労力の消耗: データ収集から配信までに多くの時間が必要となり、作業負担が大きい。
- 精度と再作業の問題: 手動作業によりミスが発生しやすく、修正や確認に多くの時間を要する。
- 柔軟性の欠如: 急な変更や迅速な対応が難しく、業務のスピードに影響を及ぼす。
ExcelやITツールの操作に不慣れな担当者がいる場合や、担当者が不在の際に代替が難しいことがあるため、自動化が有効な解決策となります。
Power Automate for desktopによる解決
Power Automate for desktopは、このような課題を解消する強力なツールです。このツールを用いることで、次のようなプロセスを自動化できます。
- データ取得プロセス:
- データベースやクラウドストレージ、Excelファイル、BIシステムなど、様々なデータソースから必要な情報を自動で抽出。
- 必要なタイミングで最新データを取得可能。
- データのクリーニングと分類:
- 重複データの削除やフォーマットの統一を自動化。
- 事前に設定した条件に基づき、客先別や商品別にデータを分類。
- 参考：Excelデータを振り分ける
- 資料の作成:
- Excelデータから見やすいグラフやチャートを作成。
- ブランドロゴや定型文の挿入も自動化可能。
- 配信の自動化:
- 作成した資料をPDFに変換し、メールやTeams、クラウドストレージに自動的に配信。
- 配信先のグループ分けや特定条件での配信設定も柔軟に対応可能。
- 参考：送信先リストによるメール送信
自動化のメリット
Power Automate for desktopを導入することで、次のような大きなメリットが得られます。
- 時間とコストの節約: データ収集や整理、配信作業の効率化により、大幅な時間短縮と人件費削減が可能。
- 正確性の向上: 自動化によりヒューマンエラーを排除し、常に信頼性の高いデータを提供します。例えば、データ入力プロセスの自動化により手作業を削減し、さらに定期的なデータ検証スクリプトを導入することで、データの整合性を確保できます。標準化された操作マニュアルには具体的な操作手順や、頻発するトラブルへの対処法を盛り込むことで実用性を高められます。また、定期的なトレーニングセッションでは、シミュレーションや実践的な演習を取り入れることで、従業員が作業内容を深く理解し、一貫性のある効率的な業務遂行が可能となります。
- 作業効率と柔軟性の強化: 突発的な要求にも迅速に対応可能となり、リソースを戦略的業務に集中できる環境を整備。
まとめ
売上データの集計や配信は、営業サポートの中で必要不可欠な作業ですが、手動での対応では効率化の限界があります。Power Automate for desktopを活用することで、これらの業務を大幅に効率化し、正確性を高めることができます。自動化の導入によって、チーム全体の生産性を向上させると同時に、より戦略的な業務に注力する余裕を作り出しましょう。この機会に、ぜひ自動化の可能性を検討し、実現への第一歩を踏み出してください。
