今回は、教育と研修に関する業務に「Power Automate for desktop」を適用し、自動化を実現する方法を解説します。
この記事を書いた人
こさい
（株）完全自動化研究所代表のこさいです。
1) ITエンジニア歴25年超。RPA開発歴8年超。
2) RPA関連の書籍を6冊出版。
3)RPAトレーニング動画を販売しています。
4)RPAトレーニング研修を行っています
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トレーニングスケジュールの作成
業務の概要
教育業務は不特定多数の人員に対し、いくつものトレーニングプログラムを機動的に構築する必要があります。これは、参加者のリスト管理、課題の配布、メールでの通知など、複雑な作業が山積しています。
例えば、設定した資料をExcelのテンプレートに統一的にまとめ、参加者の情報やトレーニング内容をリスト化します。その後、これを基にメールで各所にトレーニング予定日を連絡します。この事務を参加者の数に従って手作業で繰り返すことは、時間の消耗に加え、記入ミスや連絡ミスが起きやすい状況にあります。
業務の課題
これらの課題により、業務の効率性が大きく損なわれています。この業務には下記のような課題があります。
- 時間の消耗：資料の整備から配布まで、手作業が多く、時間がかかります。
- ミスの発生：参加者情報や日程の記入間違い、配布ミスなど、手作業のためにこれらの問題が強調されます。
- 非効率的な情報共有：必要な情報が関係者に送り渡されず、無駄な連絡が発生します。
Power Automate for desktopによる解決
Power Automate for desktopを活用することで、これらの課題を効果的に解決できます。以下にその詳細を解説します。
- トレーニングスケジュールの自動生成
- Excelテンプレートを用意し、参加者リストや研修内容を入力するだけで、自動的にスケジュールを生成します。
- スケジュール生成後、参加者ごとに個別の日程を自動的に割り当てることが可能です。
- 毎日の変更や更新も、Excelでのテンプレート修正やPower Automateのフロー操作を通じて簡単に行えます。これにより、最新のスケジュールが関係者間で即時に共有されます。
- 参加者リスト管理の自動化
- 参加者のデータを一括管理し、重複登録や入力ミスを防ぎます。
- 登録情報をもとに個別の確認メールや参加案内を自動で送信します。
- 通知プロセスの効率化
- トレーニングの数日前や前日に、自動でリマインドメールを送信します。
- トレーニング終了後には、アンケートや評価フォームを自動で送付することで、次回以降の改善にもつなげられます。
- レポートの自動生成
- トレーニングの進捗状況や参加率を自動で集計し、ExcelやPDFでのレポートを生成します。
- 上司や関係者にリアルタイムで報告可能なデータが即座に作成されます。
- エラーの削減
- 手作業での入力や通知に比べて、Automationにより人的ミスが大幅に減少します。
- これにより、信頼性の高いプロセスが実現します。
自動化のメリット
Power Automate for desktopを使用して自動化を実現することで、下記のような得られる具体的なメリットがあります。
- 時間の緩和：手作業を大幅に削減します。
- コミュニケーション性能の向上：情報のミスを排除することで、関係者の互いの認識の精度を向上。
- 生産性の向上：関係者は主要な業務に集中でき、結果として全体の生産性が向上します。
まとめ
Power Automate for desktopを使用することで、教育と研修業務における「トレーニングスケジュールの作成」が楽になり、任務の効率化が実現できます。自動化により負荷を削減し、会社全体の生産性向上に助力するため、今こその手段の構築を推奨します。