RPA設計書を作成する方法

RPA設計
RPA担当者
RPA担当者

RPAを導入したけれど、作るシナリオの品質が悪くて、エラーが出まくる……。ちゃんと設計しなきゃと思うけど、どういうのを作ればいいのか、わからない。

と悩んでいるRPA担当者の方に向けて、RPAの設計書を作成する方法を解説します。

本記事のテーマ

RPAシナリオ設計書を作成する方法

僕はRPAの設計書のことを「RPAシナリオ設計書」と呼んでいるので、今後はそのように呼びます。

記事の内容
  • [1] RPAシナリオ設計の概要
  • [2] RPAシナリオ設計書の作成手順
記事の信頼性

記事を書いている僕は、RPA関連の本を5冊出版しているRPAの専門家です。RPA設計書の本も出版しています。
>>実務者のための失敗しないRPAシナリオ設計入門

読者さんへの前書き

この記事ではRPAシナリオ設計書を作る手順をサクッと解説します。それ以上は細かいテクニックになってくるので、詳しく知りたい場合は僕の書いた本を紹介するので、読んでください。

でも、この記事だけでも、RPAシナリオ設計書の意味とか作り方とかがわかります。
それだけでも、設計書を作り始められると思いますので、お読みください。

それでは、どうぞ!

この記事を書いた人
この記事を書いた人
こさい
こさい

(株)完全自動化研究所代表のこさいです。

1) エンジニア歴25年超。開発から業務改善まで幅広く経験してきました
2) 複数の企業においてRPAのコンサルティングを行っています
3) RPA関連の書籍を5冊出版しています

  1. オープンソースで作る!RPAシステム開発入門
  2. 実務者のための失敗しないRPAシナリオ設計入門
  3. UiPath業務自動化最強レシピ
  4. WinActor業務自動化最強レシピ
  5. Power Automate for desktop業務自動化最強レシピ

RPAシナリオ設計の概要

最初にちょっとだけ、「RPAシナリオ設計書とはどういったものか?」「RPAシナリオ設計書を作ったら何がうれしいのか?」を解説しますね。

僕の作っているRPAシナリオ設計書のイメージはこんな感じ。このシナリオ設計書は「Webシステムへのログインするシナリオ」をExcelを使って可視化しています。

シナリオ設計図のイメージ
シナリオ設計図のイメージ

どうでしょう?業務フローチャートで使われる図形を利用して書いてるので、読み解くのは難しくありませんよね。がんばれば作れる、、くらいかな。

UiPathやWinActorは、フローチャートのイメージでシナリオ開発ができる開発環境があるので、使ったことがあるならわかると思うけど、よく似てますね。

RPA担当者
RPA担当者

じゃ、なんでわざわざRPAシナリオ設計書作らないといけないんですか?

だよね~。ここからRPAシナリオ設計書を作成する意味について解説します。

こさい
こさい

RPAシナリオ設計書を作る意味は大きく分類して3つあります。

  1. 業務をシナリオへ変換するため
  2. 自動化された業務の理解のため
  3. 人間同士のコミュニケーションのため

RPAツールの開発環境はあくまで「開発」のためのもの。『絵』としてフローチャートを眺め、部分的に入れ替えたり、まとめたりする、といった設計作業には向いていません!

設計以外の作業(例えばプロパティの設定が立ち上がったり、必要項目の未入力エラーが表示されたり)に手を取られ、シナリオ設計に集中できません。

設計は設計として、ちゃんとやりましょうってことです。

設計書は何で書くと良い?

僕はRPAシナリオ設計書を描くにはExcelを使っていますが、本当は「書きにくい」です。パワーポイントの方が少し図を書きやすい。一番好きなのはVisioです。Excelを使うのは、他のメンバーも修正できるように、というだけですね。フローチャートを書く専用のツールもありますが、他のメンバーも使うことができる環境かどうかで決めてください。

RPAシナリオ設計書の作成手順

RPAシナリオ設計書を作る意味がわかったところで、ここからは作成手順を解説していきますね。

こさい
こさい

RPAシナリオ設計書の作成手順は3つあります!

RPAシナリオ設計書は

  1. 業務シナリオ
  2. RPAシナリオ
  3. シナリオ設計図

という3つのドキュメントにより構成されます。図で示すとこのようになります。①~③は作成する順番。この順番で作成していきながら、なんどか再検討のために行きつ戻りつしながら完成させていくという手順です。

RPAシナリオ設計書の作成手順
RPAシナリオ設計書の作成手順

①業務シナリオと②RPAシナリオは次の図のフォーマットに箇条書きでシナリオを書き出して、整理します。図を使わないで書けるから、「設計図は書けないよ~!」という非エンジニアでも完成されられるんですね。

業務シナリオのイメージ

業務シナリオの作成方法については別の記事にまとめているので、この記事の最後のリンクから飛んでください。

①業務シナリオと②RPAシナリオは③シナリオ設計図を作成するためのステップとして作成します。

最終的にこのようなシナリオ設計図を書きあげればOK。そのままRPA開発に反映させられるから、開発はスムーズ。この段階でかなり考え抜かれているので、きれいなシナリオが作れて、バグも少ないはずですよ。

シナリオ設計図のイメージ
シナリオ設計図のイメージ
RPA担当者
RPA担当者

つまりシナリオ設計書が最終的に作れればいいんですね!?

Yes!全部のドキュメントを作るかどうかは、作る人のレベルに拠ります。非エンジニアなら業務シナリオから作るといいですね。

こさい
こさい

業務シナリオは現在の業務を担当している実務者に作ってもらって、それをもらったRPA担当者がRPAシナリオを整備して、最後はエンジニアにシナリオ設計書を作ってもらいつつ開発のしてもらう、というのが理想的な役割分担だと思います。

それだけの体制が揃えられるか?は、会社の環境によって違うから、役割分担はアレンジしてくださいね。

ともかく、どんな熟練者でも一度で完璧な設計を行うことは不可能なので、各ステップを前後しながら、推敲を重ねることで、より良い設計となりますよ。

まとめ

この記事では、RPAシナリオ設計書を作成する意味と手順について解説しました。次の手順で作成するんでしたよね。

  1. 業務シナリオ
  2. RPAシナリオ
  3. シナリオ設計図

じゃあ、「業務シナリオを書いてみよう」となったとき、前提として「業務ってなに?」という知識が必要かも。そういうときは次の記事も併せて読んでみてください。

業務シナリオのヘッダー部分に何を書けばいいのかを下の記事にまとめているので、詳しく知りたいならお読みください。

業務シナリオの書き方は次の記事で非常に詳しく解説しています。

さらにさらに「もっと詳細にRPAシナリオ設計書の書き方を知りたい」というなら、僕の本をおススメします。RPAシナリオ設計書を作成する意味から作成手順、記述方法、そしてUiPathを使った具体例まですべて載っていますよ。設計書のフォーマットもダウンロードできます!

実務者のためのRPAシナリオ設計入門
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