Excelのデータ振り分け作業は、多くの企業で日常的に行われる業務です。この記事では、売上明細データを担当者ごとにワークシートに振り分ける作業を、Power Automate for desktopを使って効率化する方法を解説します。
この記事を書いた人
こさい
（株）完全自動化研究所代表のこさいです。
1) ITエンジニア歴25年超。RPA開発歴8年超。
2) RPA関連の書籍を6冊出版。
3) RPAトレーニング動画を販売しています。
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Excelデータを振り分ける
業務の概要
売上明細データが記載されたExcelファイル（例: 売上明細振分.xlsx 図1）の「Data」シートには以下の項目が含まれています：
- 商品CD
- 売上数量
- 売上金額
- 顧客CD
- 顧客名
- 担当者CD
- 担当者名
条件：すべての項目でソートされていない
このデータを、担当者CDごとにワークシートを作成し、各シートに担当者のデータを転記するフローを作成します。
業務の課題
手作業でデータを振り分ける場合、以下の課題が考えられます：
- 時間がかかる – 膨大なデータを並び替えてシートに分けるのは非効率的。
- ミスの可能性 – 手動でのコピペはヒューマンエラーが発生しやすい。
- 単調な作業 – 担当者がより価値を生む業務に集中できない。
これらの課題をPower Automate for desktopで解決します。
Power Automate for desktopによる解決
以下の手順でフローを作成します。
図2❶担当者CDの昇順で並び替えて、ワークシートを作成する。各ワークシートに該当する担当者CDのデータを転記する。
図2❷１行目には担当者CDと担当者名を転記する。
図2❸３行目から該当する担当者CDのデータを転記する。顧客CDの昇順で並び替えたデータとする。
図2❹データには罫線を付けて、一番上の行にはフィルターを付けて、絞り込みがしやすいようにする。最後にセルA1にカーソルを移動する。
自動化のメリット
- 作業時間の大幅短縮
自動化することで、30分以上かかっていた作業が数分で完了します。 - ミスの防止
データの並び替えや転記ミスがなくなり、精度が向上します。 - 作業負担の軽減
単調な作業から解放され、担当者は付加価値の高い業務に専念できます。 - 一貫性の確保
全てのシートが同じ形式で整えられ、管理がしやすくなります。
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